SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS DE LAS CLÍNICAS DE ESTOMATOLOGÍA EN LA UNIVERSIDAD JUSTO SIERRA
Justificación y propósito del proyecto
Debido a la forma tardía en la que los procesos operativos de las clínicas de la universidad Justo Sierra se llevan a cabo y a la falta de digitalización de sus números de expedientes, surge la idea de realizar este proyecto, el cual busca sistematizar algunos de sus procesos más importantes y de facilitar a los que intervienen en estos sus actividades cotidianas.
Contextualización del Lugar de Intervención
El proyecto se pretende realizar dentro de las instalaciones de la Universidad Justo Sierra, en las clínicas de estomatología, las cuales atienden en promedio a cien pacientes al día, teniendo un horario de atención de siete de la mañana a ocho de la noche de lunes a viernes.
La universidad Justo Sierra en su área de estomatología, cuenta con cinco clínicas de las cuales cuatro son para atención general y una para diagnóstico.
Cada clínica cuenta con una recepcionista, una persona encargada de un espacio denominado central y para el control de todas las clínicas cuentan con un jefe de clínica.
Esto es dividido en dos turnos el personal del turno matutino ingresa a las siete de la mañana y se retira a las 3 de la tarde, para el turno vespertino el horario es de las dos de la tarde y su salida a las nueve de la noche.
También se cuenta con un área de esterilizado y unidades de rayos x. cada una con su personal a cargo.
El personal con mayor interés a desarrollar este proyecto son:
- Dr. Juan de Dios Carrillo rocha – Director de la carrera de estomatología
- Dra. Michelle Nolasco Días – Jefa de clínicas turno matutino
- Dr. Francisco Morales – Jefe de clínicas Turno matutino
- C. Laura Licona Celis – Cajera turno matutino
- Consuelo Elizabeth Martínez Gatica - Cajera turno vespertino
- Vacante- Archivista Turno Matutino
- Luis Enrique Escudero Gómez - Archivista Turno Vespertino
¿Por qué es útil para la entidad desarrollar el proyecto?
El proyecto es útil para la universidad y en especial para la carrera de estomatología, en primera instancia por que dentro de su misión lo demanda, “La Escuela de Estomatología, en congruencia con la Misión Institucional, está dedicada a la formación de profesionistas con una preparación científica, académica y humanística; con interés por la investigación, constructores de conocimientos, críticos, creativos y reflexivos; capaces y dispuestos a prevenir, diagnosticar y aplicar la terapéutica adecuada en el marco de la ética profesional para dar solución integral a los problemas de salud bucal. Contribuyendo a cumplir los compromisos que los egresados de la Universidad Justo Sierra tienen con la familia, la sociedad y la Patria.”
Derivado de esta misión podemos entender que la atención deberá ser humanista y el cumplimiento de compromisos que la carrera adquiere al atender a pacientes.
Por lo anterior el sistematizar procesos, disminuir tiempo, poder realizar aclaraciones en tiempo y forma y además poder generar reportes de manera expedita es una gran ventaja [SC1] que esta escuela tendrá una vez aplicado el proyecto, ya que como menciona su misión se pretende que el alumno aprenda y que el paciente quede satisfecho con su tratamiento incluyendo todo el proceso administrativo.
[SC1]¿y cómo se relaciona con la misión de la escuela?
Construcción de la problemática:
El director de la carrera de estomatología dentro de la universidad Justo Sierra, preocupado por mantenerse a la vanguardia y además de trabajar con calidad, honradez y rapidez por parte de sus estudiantes a la hora de atender a las pacientes, solicitó a una empresa hace ocho años aproximadamente, el que le desarrollara un sistema integral que le permitiera tener el control de manera sistemática de sus clínicas, esta empresa desapareció y no dejo el código fuente del sistema ni documentos que ayudara a mantener activo dicho sistema.
Por lo anterior desde hace un año empezó a valorar diversos sistemas que le permitieran por lo menos tener un control de sus expedientes, cajas, archivos y reportes de lo que se realiza en sus clínicas.
En la actualidad, las clínicas son administradas de forma manual, esto implica el consumo de papel en cantidades exorbitantes, además el tener que esperar a que la persona que llena los formatos completa su tarea, esto demora los procesos y en ocasiones provoca que el paciente se desespere y se queje o decida ya no esperar para su atención.
Parte de este proceso manual incluye el cobro de efectivo por parte de la cajera, a los pacientes y alumnos mismos que dependiendo de la necesidad le solicita al personal de cajas que les realice el corbo ya sea tratamientos, materiales y/o creación de expedientes y consultas.
Considerando la importancia de sistematizar los procesos para reducir los tiempos que el personal demora a la hora de llenar papeletas, recibos, expedientes, y de llevar un control mucho más exacto de todas sus operaciones, actualmente el proceso de creación del expediente y cobro del mismo es un proceso que demora entre diez y quince minutos por paciente. Considerando que se atiende un promedio de doscientos pacientes, a veces la cola en la caja o el archivo es considerable ya que son las dos áreas en las que se lleva este proceso manual.